Berichte der Debitorenbuchhaltung
Das System ist auf Flexibilität ausgelegt und darauf, einen Rahmen an Kernfunktionalität für die Verwaltung einer Debitorenbuchhaltung anzubieten. Die grundlegenden Debitorenberichte sind als Standard verfügbar, weil sie von allen Unternehmen benötigt werden. Dennoch ist es wegen der offenen Datenbank vorgesehen, das das Unternehmen über ODBC-Treiber auf die Datenbank mit Crystal Reports oder Microsoft Access oder anderer Auswertungssoftware zugreifen kann, wobei der Nutzer im gleichen Netzwerk ist wie der Server für die spezialisierten Berichte.
Gerasterte Debitorensalden
Wählen Sie Hauptmenü -> Debitoren -> Auswertungen und Berichte -> Gerasterte Kundensalden/Fälligkeiten.
Dieser Bericht berechnet die Salden der Kundensalden entsprechend den in den Systemeinstellungen angegebenen Überfälligkeitsfristen. Der Bericht wird in der Währung des Kunden ausgegeben. Sie müssen zuerst die Währung auswählen und dann den Bereich der Kundennummern, die Sie ausgeben wollen.
Der Bericht kann auf zwei Ebenen ausgedruckt werden:
- Die volle Auflistung alle offenen Beträge zu einem Konto, Buchung für Buchung gerastert nach nicht fällig, fällig, Überfälligkeitsfrist 1 und Überfälligkeitsfrist 2. Der Detailbericht zeigt auch die Zahlungsbedingungen für jeden Kunden an.
- Die Zusammenfassung der Kontensalden wird in die gleichen Gruppierungen gerastert.
Dieser Bericht berechnet den Saldo des Kundenkontos aus den offenen Posten und bewertet jeden offenen Posten auf der Grundlage des Rechnungsdatums und der für die jeweilige Niederlassung hinterlegten Lieferfrist.
Die gerasterten Kundensalden können auch nur auf die Konten beschränkt werden, bei denen Posten überfällig sind. Dabei sind die geleichen Detail- und Summenberichte verfügbar. Die Berichte erzeugen PDF-Dateien, die abgespeichert oder ausgedruckt werden können.
Kontoauszüge
Der Kontoauszug zeigt die offenen Posten auf dem Konto an. Es gibt eine Option in den Systemeinstellungen, die es erlaubt, zusätzlich die im letzten Monat ausgeglichenen Posten in den Auszug mit einzubeziehen. Dies vermeidet es, Nullsalden-Auszüge auszudrucken, aber es gibt für beide Optionen Begründungen, sie für die bessere Möglichkeit anzusehen.Wen Buchungen erzeugt werden, bestimmt das Buchungsdatum die Periode, in welcher die Salden im Hauptbuch fortgeschrieben werden. Das Buchungsdatum wird auch verwendet, um die gerasterten Saldenberichte zu berechnen. Es werden alle Buchungen bis zum Tag des Kontoauszuges mit einbezogen. Es ist nicht möglich, einen Kontoauszug für ein Datum in der Vergangenheit zu drucken. Es könnte erforderlich sein, den Beginn der Fakturierung für den neuen Monat zu verzögern, bis alle Zahlungseingänge erfasst und zugeordnet und die Kontoauszüge gedruckt sind, bevor die neuen Rechnungen verarbeitet werden, die auf dem Kontoauszug des folgenden Monats erscheinen sollen.
Vorgehen: Alle Zahlungseingänge müssen zugeordnet sein, damit der gerasterte Saldenbericht richtig berechnet wird. Dann wählt man Hauptmenü -> Debitoren -> Auswertungen und Berichte -> Kontoauszüge drucken. Das Skript ermöglicht die Auswahl eines Kontenbereiches. Ein einzelner Kontoauszug kann gedruckt werden, indem die gleiche Kundennummer als Unter- und Obergrenze angegeben wird. Die Kontoauszüge werden in der Sortierung der Kundennummern ausgegeben. Es wird eine PDF-Datei erstellt, die ausgedruckt und gespeichert werden kann.
Auswertung der Kundenvorgänge
Sie erreichen die Auswertung über Hauptmenü -> Debitoren -> Auswertungen und Berichte -> Belegauswertungen.Mit dieser Auswertung können die Belege auf der Basis von Auswahlkriterien am Bildschirm aufgelistet werden. Die Auswahl schränkt die Buchungen nach ihrer Art auf Rechnungen, Gutschriften und Zahlungseingänge sowie nach Buchungsdatum zwischen Von- und Bis-Datum ein.
Die Anzeige erscheint am Bildschirm, kann aber natürlich mit den Mitteln des Browsers bei Bedarf ausgedruckt werden.
Rechnungen und Gutschriften drucken
Sie wählen Hauptmenü -> Debitoren -> Auswertungen und Berichte -> Rechnungen und Gutschriften drucken.Diese Seite zeigt die zuletzt vergebenen Nummern für Rechnungen und Gutschriften sowie eine kurze Anleitung für die Verwendung dieser Seite. Als Vorschlagswert wird angenommen, dass Rechnungen zu drucken sind. Falls Sie Gutschriften drucken möchten, wechseln Sie die Auswahl aus dem Listenfeld.
Wenn nur ein Beleg gewünscht wird sollte die Belegnummer dafür in das Feld "Erste Rechnungs-/Gutschriftennummer" eingegeben werden. Wenn ein Bereich von Belegen zu drucken ist, müssen beide Felder belegt werden.
Es gibt weiterhin eine Option für das Ausdrucken von EDI-Rechnungen/-Gutschriften. Normalerweise werden diese nicht mit ausgedruckt, weil sie in einem speziellen Format elektronisch an den Kunden versendet werden. Dennoch können Unternehmen oder Steuerbehörden aus irgendeinem Anlass verlangen, dass eine Rechnung oder Gutschrift in Papierform ausgegeben wird.
Am Ende gibt es zwei Möglichkeiten: Drucken - das erzeugt eine HTML-Seite, die mit den Mitteln des Browsers ausgedruckt werden kann und PDF drucken - damit wird eine formatierte PDF-Rechnung oder -Gutschrift erzeugt.
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